موفقیت پروژه | برای تکمیل هر مرحله از پروژه چه چک‌لیستی وجود دارد؟

موفقیت پروژه؛‌ آرزوی هر مدیر و عضو تیم
موفقیت مدیریت پروژه با سطح کارایی پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه تعریف می‌شود. پایان چرخه عمر پروژه نشان می‌دهد که پروژه تکمیل و گزارش آن نیز ارائه شده است. در این گزارش نمای کلی از پیشرفت پروژه، دستاوردها، نقاط عطف، موانع، بودجه و عملکرد تیم در طول پروژه ارائه می‌شود. پارامترهایی وجود دارند که تعیین‌کننده موفقیت‌آمیز بودن آن ارزیابی می‌شود به عنوان معیارهای موفقیت پروژه‌ها شناخته می‌شوند. در این مطلب قصد داریم به بحث پیرامون موفقیت پروژه و معیارهای آن بپردازیم.
 

موفقیت پروژه چیست و چگونه تعریف می‌شود؟
موفقیت پروژه ها یعنی اینکه یک مدیر پروژه چگونه اهداف و مقاصد را پیگیری و تکمیل می‌کند. این مساله شامل تکمیل یک پروژه به موقع، در چارچوب بودجه تخصیص داده‌شده و همینطور استفاده از منابع محدود است. با این حال، مدیران پروژه همچنین باید روابط مثبتی با همه ذینفعان داشته باشند.
از سوی دیگر، انتظارات از ذینفعان پروژه نیز باید حفظ شود. حتی اگر پروژه به اهداف خود مبنی بر بودجه، زمان و محدوده نیز برسد، باز هم ذینفعانی وجود خواهند داشت که اگر مدیران پروژه آن انتظارات را درک و مدیریت نکنند، آن دستاورد را به عنوان یک شکست قلمداد خواهند کرد. کیفیت خدمات یا کالا یکی دیگر از عوامل موفقیت پروژه ها است. هنگام مدیریت کیفیت، اهداف اصلی و اهداف کلیدی پروژه باید همیشه در نظر گرفته شوند.

معیارهای موفقیت پروژه چه مواردی هستند؟
می‌توان گفت ممیزی پروژه، جلسات منظم، رعایت زمان‌بندی و ضرب‌الاجل‌ها یا سررسیدها و دستیابی به سطح کیفی مطلوب برای محصول یا خدمات، نخستین معیار موفقیت پروژه‌ها را تشکیل می‌دهند. دومین معیار موفقیت پروژه این است که ببینیم آنچه که هدف اصلی از طراحی پروژه بوده است برآورده شده است یا نه. برای بررسی این معیار، باید مواردی همچون دستیابی به اهداف اولیه ذکرشده در برنامه استراتژیک پروژه، ارائه خدمات یا محصول به کاربران و اطمینان از رضایت مشتری و سایر موارد بررسی شوند.
 

چرا تعریف و سنجش میزان موفقیت پروژه مهم است؟
اینکه چگونه یک مدیر پروژه اهداف و مقاصد پروژه را کامل می‌کند، اصول موفقیت پروژه را تشکیل می‌دهد. در این میان، تیم‌ها می‌توانند از درک معیارهای موفقیت برای کار در راستای چنین اهدافی در حین ارائه نتایج پروژه سود ببرند. مزایای سنجش و تعریف عملکرد پروژه عبارتند از:
•    ایجاد معیارها: تعیین معیارهایی برای نظارت بر پیشرفت یک تیم در جهت اهداف اعلام‌شده، می‌تواند توسط مدیران پروژه با آگاهی از الزامات موفقیت پروژه انجام شود.
•    به حداقل رساندن ریسک پروژه: مدیران پروژه می‌توانند عواملی که ممکن است بر موفقیت پروژه‌ها تأثیر بگذارند را شناسایی کرده و با درک معیارهای موفقیت پروژه‌ها، در جهت کاهش این خطرات اقدام کنند.
•    افزایش مشارکت: ذینفعان، تیم‌ها و مشتریان می‌توانند با تعریف و نظارت بر موفقیت پروژه، تعامل را افزایش دهند.
•    ایجاد شفافیت: تعیین معیارهای موفقیت پروژه به ارتقای شفافیت بین ذینفعان کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه آگاه هستند که از آنها چه انتظاری می‌رود.
•    بهبود پروژه‌های آینده: تشخیص اینکه چه چیزی در طول یک پروژه به خوبی کار می‌کند و زمینه‌های بهبود می‌تواند به تعریف و اندازه گیری موفقیت پروژه کمک کند.

سه معیار موفقیت برای پروژه
سه معیار موفقیت پروژه‌ها عبارتند از محدودیت‌های سه‌گانه: هزینه، محدوده تعریف و زمان. موفقیت پروژه به این سه عنصر بستگی دارد، حتی اگر ویژگی‌های خاص آن بسته به صنعت، کارفرما یا هدف پروژه متفاوت باشند. در واقع پروژه‌ای موفق است که طبق برنامه زمان‌بندی، در چارچوب بودجه و با توجه به محدوده تعیین‌شده اسناد پروژه تکمیل شود. برای درک بهتر اینکه اجزای تشکیل‌دهنده یک پروژه موفق چه مواردی هستند، لازم است علاوه بر معانی گسترده آنها، هزینه، محدوده تعریف و زمان واقعی را مشخص کنید. 
 
سه نکته که در هنگام پیگیری موفقیت پروژه باید در نظر داشته باشید 
با این که تعریف معیارهای موفقیت پروژه‌ها بسیار مهم است، اما معمولا به آنچه که باید برای تسهیل این دستاورد انجام شود، توجه نمی‌شود. در ادامه مطلب برخی از دستورالعمل‌ها را برای اطمینان از حرکت پروژه در مسیر درست مورد بحث قرار می‌دهیم.

۱- موعد یا اهداف کوچک
زمانی که موعد یا تاریخ‌های مهمی تعریف می‌شوند، مدیریت یک پروژه آسان‌تر خواهد شد. مدیران پروژه می‌توانند با انجام یک آزمون ارزیابی در پایان هر مرحله، تعیین کنند که آیا تیم پیشرفت مورد انتظار را دارد یا خیر. این کار نه تنها به ردیابی بهتر کمک می‌کند، بلکه روحیه تیم را نیز پس از پایان مرحله مهم پروژه افزایش می‌دهد. نیروی کار شاد مولدتر است و این مساله، معیاری حیاتی برای مدیریت اثربخش پروژه است.
۲- ارتباطات موثر
هر جنبه‌ای از مدیریت پروژه از ارتباطات سود می‌برد. یک استراتژی ارتباطی باید قبل از شروع پروژه وجود داشته باشد. ارتباط موثر مسائلی را که ممکن است باعث تاخیر شود به حداقل می‌رساند. با اینکه باز نگه داشتن کانال‌های ارتباطی مهم است، اما از گزارش‌ها نیز می‌توان برای ارائه اطلاعات حیاتی پروژه استفاده کرد. توصیه می‌شود که از گزارش‌های وضعیت برای نظارت در زمان واقعی و مقایسه نتایج به دست‌آمده با اهداف اصلی استفاده کنید.
۳- استفاده از ابزار مدیریت پروژه
نرم‌افزار مدیریت پروژه ابزارهایی را برای تعیین نقاط عطف و اهداف کوتاه‌مدت و همچنین تقویت همکاری و ارتباط بین هم‌تیمی‌ها فراهم می‌کند. در واقع افزایش کارایی پروژه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه قدرتمند، جوهره موفقیت مدیریت پروژه‌ها را تشکیل می‌دهد.

اهمیت نوشتن گزارش پس از موفقیت پروژه
گزارش پس از پروژه سندی است که در آن جزئیات فرآیند کلی را مشخص کرده و نتایج خود را ارائه می‌دهید. این گزارش می‌تواند به شما کمک کند تا درس‌های کلیدی را از پروژه بگیرید و همچنین زمینه‌هایی را که می‌توان برای دور بعدی بهبود بخشید، شناسایی کنید. برای رسیدن به حداکثر اثربخشی، باید تلاش کنید تا گزارش را در سازمان نیز به اشتراک بگذارید. عناصری که باید در گزارش جامع پس از پروژه خود بگنجانید، عبارتند از:
•    نمای کلی پروژه‌
•    شرح نتایج پروژه
•    مقایسه هدف در مقابل دستاوردهای واقعی
•    نقاط عطف و جدول زمانی پروژه، با ذکر مدت زمان پروژه و واریانس برنامه (در صورت وجود)
•    فهرستی از خطرات و مسائل شناسایی‌شده و تحلیل‌شده در حین اجرای پروژه
•    جزئیات در مورد تعداد تغییرات درخواست شده، تشریح تغییراتی که تصویب و اجرا شده‌اند و چگونگی تاثیر آنها بر کل پروژه
•    جزئیات هزینه پروژه، نشان دادن کل هزینه برای تکمیل پروژه، تفاوت بین بودجه پیش‌بینی‌شده و پرداخت‌های نهایی
•    خلاصه‌ای از بازخوردهای ضروری جمع‌آوری‌شده و درس‌های آموخته‌شده در طول اجرا
 
موفقیت پروژه؛ چشم‌اندازی قابل دستیابی است
موفقیت پروژه با سطح کارایی پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه تعریف می‌شود. به عنوان مثال، برای شرکت‌ها و کسب‌وکارها، این موفقیت می‌تواند بر حسب افزایش ارزش و سودآوری شرکت تعریف شود. با رعایت کردن نکات مورد اشاره در این مطلب، دستیابی به موفقیت دور از ذهن نخواهد بود.
 میزیتو با رویکردی اثربخش و هدفمند برای مدیریت بهینه، دقیق و منظم کسب‌وکارها طراحی شده است. ما به شما کمک می‌کنیم تا با استفاده از نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار میزیتو، تجربه مدیریت حرفه‌ای‌تر، دقیق‌تر و منظم‌تری داشته باشید و پروژه‌های شما با موفقیت همراه شوند.

سوالات متداول
منظور از موفقیت پروژه چیست؟
موفقیت پروژه یعنی اینکه یک مدیر پروژه چگونه اهداف و مقاصد را پیگیری و تکمیل می‌کند. این مساله شامل تکمیل یک پروژه به موقع، در چارچوب بودجه تخصیص داده‌شده و همینطور استفاده از منابع محدود است.
سه معیار موفقیت برای پروژه‌ها چه مواردی هستند؟
سه معیار موفقیت پروژه‌ها عبارتند از محدودیت‌های سه‌گانه: هزینه، محدوده تعریف و زمان.
سه نکته که در هنگام پیگیری موفقیت پروژه‌ها باید در نظر داشته باشید چه مواردی هستند؟
نقاط عطف یا اهداف کوچک، ارتباطات موثر و استفاده از ابزار مدیریت پروژه، سه نکته هستند که در هنگام پیگیری موفقیت پروژه‌ها باید آنها را در نظر داشت.